Как правильно поставить и принять задачу, чтобы на выходе получить нужный результат

Ошибка специалиста по контекстной рекламе в крупном проекте может привести к дополнительным трудозатратам и потере миллионов рублей рекламного бюджета. Проблема в том, что сотрудник сделал все ровно по задаче, которую неправильно сформулировали и поставили, а он на автомате принял. Как должна выглядеть задача, не требующая дополнительных уточнений и корректировок?

Первый этап эффективной работы с задачами – внедрение интегрированного во все процессы трекера. Например, мы используем Битрикс24. Но этого не хватит для того, чтобы навсегда избавиться от факапов, поэтому несколько лет назад мы разработали и внедрили в отделе контекстной рекламы свод правил, соблюдая которые экономим время и повышаем качество работы как отдельного специалиста, так и всей команды.

Постановка и принятие задачи

Оцените объем и дедлайн

Работа в режиме многозадачности – ежедневная реальность специалиста по контекстной рекламе. Новые задачи чаще всего появляются в тот момент, когда еще не завершена предыдущая: есть большой соблазн не отвлекаться и посмотреть ее лишь по окончанию текущего проекта. Лучше сразу проанализировать, сможете ли вы выполнить ее в срок. Если нет – оперативно сообщите об этом постановщику. Выясните приоритет и уровень загруженности других специалистов, после чего предложите сдвинуть дедлайн или привлечь дополнительные ресурсы.

Ответьте на вопрос «Что и зачем нужно сделать?»

Вдумчиво подходите к разбору задачи и выясняйте вводные условия: пересекается ли она с другими задачами, как влияет на процесс в краткосрочной или долгосрочной перспективе, есть ли опыт решения аналогичных задач или шаблоны, зачем клиенту нужны эти данные, какие бизнес-задачи он планирует решить с их помощью и т.д.

Недавно клиент попросил нас выгрузить количество конверсий по часам за последние 2 месяца. Если бы специалист по контекстной рекламе молча приступил к выполнению, ему пришлось бы подключить к работе аналитика, поскольку таких данных нет в стандартном отчете. В итоге – несколько часов работы аналитика и выгруженный файл с множеством данных, которые клиенту сложно обрабатывать.

Мы пошли другим путем: сначала выяснили, зачем клиенту нужны эти данные и как он их планирует использовать. Оказалось, что он хочет понять — оставить или убрать доставку в ночное время, проанализировав конверсионность по часам. Эти данные у нас уже были, поэтому мы просто сделали скриншот части отчета и добавили комментарии с рекомендациями.

Нужно четко понимать и комплексно оценивать поставленную задачу, чтобы предоставлять информацию, которая нужна клиенту для принятия решения.

Добавить в заметки чтобы посмотреть позже?

Чтобы узнавать о свежих записях укажите email:

Разбейте задачу на этапы

Необходимое условие выполнения дедлайнов. Как правило, часть этапов можно сделать одновременно. Специалисту будет легче соблюсти сроки, если он знает, как правильно объединять и параллелить процессы.

Разбивка на несколько составляющих частей избавит вас от лишних переживаний по поводу сложности и объема предстоящих работ, а также ускорит и упростит выполнение задачи. Некоторые специалисты пугаются масштаба, точнее предстоящей загрузки на несколько дней вперед, поэтому предпочитают дробить на итерации и оценивать результат как по отдельности, так и в комплексе работ по проекту.

Что делать, если столкнулись с проблемами

Недостаточно знаний для выполнения поставленной задачи

Наша отрасль динамично развивается: площадки модернизируются, правила корректируются, появляются новые инструменты и форматы, при этом часть информации теряется в чертогах памяти. Специалист должен уметь работать в состоянии многозадачности, не паниковать и не теряться, продолжая обучаться прямо в процессе. Если по какой-то причине вы не знаете, как выполнить отдельный пункт, то действуете следующим образом:

• изучите официальную справку площадки;
• посмотрите новости площадок – рассылки за последние недели;
• почитайте блог компании, актуальные статьи по теме от экспертов по обучению Яндекса и спикеров Google, коллег из крупных агентств;
• после этого, если остались вопросы, спрашивайте у опытных коллег.

Так мы экономим время друг друга и развиваемся с профессиональной точки зрения, используя открытые источники информации. Нужно четко сформулировать вопрос применительно к конкретной ситуации, прежде чем отправляться к специалистам с вопросом. Коллеги в агентстве всегда помогут, но нужно с уважением относиться к занятости других сотрудников.

Сложная и объемная задача

Для начал разбиваем ее на части и составляем подробное описание каждого этапа, а также чек-лист для повторяющихся действий, чтобы систематизировать работу.

В аккаунтах со 100+ рекламными кампаниями на несколько регионов задачи часто повторяются. В хаотичном потоке данных вы можете забыть важную деталь, которая в конечном итоге негативно скажется на общем результате.

В первую очередь нужно выстроить структуру, визуализировать последовательность действий и следовать подготовленному чек-листу.

Пример чек-листа:

1. Выбираем нужные города, используя формулу =название ~[Барнаул;Волгоград;Волжский];
2. Выбираем одну РК и группу в ней во всех выбранных городах;
3. Проверяем в каждой группе прометку в креативах. Должно быть var_1 и var_2;
4. Вместе с этим в каждую группу добавляем копированием третий креатив, если нужен, и проставляем ему метку var_3;
5. Выделяем все группы. Ставим расширенный фильтр на ссылку var_1

• Вставляем массово заголовок.
• Вставляем текст.
• Вставляем отображаемую ссылку.
• Проверяем, что в объявлениях используется нужный URL. В бренде, конкурентах и пакетах должна быть ссылка на калькулятор.

6. Повторяем пункт 4 для объявлений с прометкой var_2 и var_3. Отображаемая ссылка у них единая, поэтому вставляем её в var_2 и затем сразу в var_3;

7. Повторяем все от пункта 2 до 5 для всех РК и групп, кроме конкурентов;

8. Выделяем каждый город, в который добавили креативы по очереди;

9. Ставим фильтр на каждый URL и меняем условия (цены) во всех объявлениях на актуальные;

10. Просматриваем условия в БС и описаниях. Меняем, если они неактуальные.

Подключаете коллег к задаче

То есть становитесь постановщиком подзадачи. Разобрались в нюансах выполнения задачи – значит составьте подробное описание для коллег, дайте чек-листы, объясните, как должен выглядеть результат, чтобы им не пришлось проделывать ваш путь заново. Старайтесь играть на опережение и предвосхищать возможные вопросы. Так коллеги смогут быстрее приступить к задаче.

Задача занимает больше, чем один день

Сообщайте постановщику статус выполнения задачи – что сделано за день и какой прогноз на ближайшее время. Действуйте оперативно и не ждите, когда коллега начнет задавать предметные вопросы о выполненных работах. Рекомендую всегда прописывать промежуточный результат в задачу. В любой момент аккаунт-менеджер сможет подробно рассказать клиенту о ходе проекта и аргументировать каждый шаг специалистов, подкрепив его точным прогнозом с учетом последних изменений.

В процессе появились новые детали

Обязательно фиксируйте нюансы в описании задачи, дополняйте комментариями, если появились новые вводные. Например, вы всегда сможете восстановить хронологию событий с помощью обсуждения в задаче и подробно объяснить, почему вы сделали именно так – удалили или добавили ключевые слова, поменять ставку и т.д.

Уложиться в дедлайн не получится

Такое тоже бывает, к счастью, довольно редко. Секрет в подстраховке и уважении к коллегам, с которыми вы вместе достигаете поставленной цели, а не в том, что мы создали идеальный механизм без просроченных сроков и форс-мажоров.

В первую очередь нужно предупредить постановщика, когда вы поняли, что не успеваете уложиться в дедлайн. Специалист должен понять… чем раньше, тем лучше. Объяснить причины – какая часть будет выполнена в рамках поставленного срока, а какая позднее, предложить решение. Что мы делаем, если не укладываемся в дедлайн – переносим его, привлекаем дополнительные ресурсы, меняем или сокращаем задачу. Принимая задачу, мы автоматически принимаем дедлайн.

Правила сдачи работы

Отчитывайтесь за результат, а не за процесс

Клиента вряд ли обрадует ответ из серии «Мы старались, что-то делали, но ничего не изменилось», так как процесс в конечном итоге должен приводить к измеримому результату, который показывает эффективность вашей работы. Нужно перечитать текст задачи и комментарии, повторить каждую деталь: внести данные в Google Документы, удалить слово и т.д. Если последний пункт звучит как «проставить статус выполнения в Excel», а вы работали три дня, но статус не отметили, то задача не выполнена.

Проверяем ошибки

Хороший специалист самостоятельно находит и исправляет свои ошибки, плохой – ждет, пока за ним подчистят коллеги. Плохо, если его ошибки увидит не старший специалист или аккаунт-менеджер, а сразу клиент, хотя это большая редкость благодаря дополнительной подстраховке внутри агентства. Вы сами должны контролировать качество выполнения поставленной задачи вместо того, чтобы надеяться на высший разум в лице постановщика.

При планировании сроков выполнения задачи заложите 5–10% общего времени на проверку. Если с задачей помогает коллега, то он проверяет свою часть, а вы перед итоговой сдачей – и его, и себя.

Вывод

Эти правила отлично работают в любой команде, где над решением задачи трудится больше одного человека. Сразу договоритесь о том, как вы ставите, выполняете и сдаете задачи. С каждым новым сотрудником мы отдельно разбираем все детали перед началом его работы в отделе, а не просто вручаем ему краткую памятку с руководством.

Системный подход к задачам, налаженная коммуникация, оперативные корректировки и полноценное информирование о ходе реализации поможет повысить эффективность отдела и снизить влияние человеческого фактора на общее развитие проекта, избавив вас от непредвиденных обстоятельств.